Featured

Prosedur Peminjaman Ruangan Kampus

AksaraFeature, Bandung (27/04/2022) – Merujuk pada Surat Edaran Rektor No.059/AKD01/WR1/2022, rencana perkuliahan model hybrid/blended learning (HBL) masa perkuliahan semester genap Tahun Akademik 2021/2022 akan segera dilaksanakan pada tanggal 12 Mei 2022. Hal ini merupakan kabar baik bagi seluruh mahasiswa, termasuk mereka yang aktif tergabung ke dalam Organisasi Mahasiswa (ORMAWA) maupun Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM). Perkuliahan onsite memungkinkan mahasiswa untuk menjalankan kegiatan-kegiatan non-akademik yang terhalang pelaksanaannya selama hampir dua tahun terakhir akibat pandemi.

Penyediaan fasilitas kampus merupakan salah satu bentuk dukungan Telkom University dalam pengembangan potensi dan bakat mahasiswanya. Sebelum pandemi, tidak jarang ruang-ruang kelas dan gedung perkuliahan digunakan oleh mahasiswa untuk menjalankan kegiatan organisasi, mengadakan event, kaderisasi, rapat, pentas seni, dan kegiatan non-akademik lainnya. Kemudahan akses yang didapatkan tentunya tidak terlepas dari prosedur peminjaman ruangan yang berlaku.

Namun, prosedur peminjaman ruangan pada perkuliahan HBL yang akan dilaksanakan pada bulan Mei nanti sedikit banyaknya mengalami perubahan dari prosedur yang telah berlaku sebelumnya. Perubahan ini disesuaikan dengan penyelenggaraan protokol kesehatan mengingat pandemi yang belum juga usai hingga kini.

Berdasarkan wawancara yang dilakukan oleh Tim Aksara bersama Kepala Bagian Kegiatan dan Prestasi Mahasiswa, Dr. Edy Wibowo, beliau menjelaskan beberapa hal terkait aturan dan persyaratan peminjaman ruangan di masa perkuliahan HBL

1. Mengetahui jenis ruangan yang ingin dipinjam

Ruangan dan gedung perkuliahan di Telkom University dikelola oleh pegawai bagian logistik yang berbeda, yaitu logistik bagian universitas dan logistik bagian fakultas. Oleh karena itu, kita perlu mengetahui terlebih dahulu siapa pengelola ruangan yang akan dipinjam.

2. Mengecek ketersediaan ruangan

Ketika ingin melakukan peminjaman ruangan, perwakilan mahasiswa terlebih dahulu mendatangi ruangan pegawai bagian logistik untuk mengecek ketersediaan ruangan. Di ruangan logistik sendiri terdapat sebuah monitor yang menampilkan daftar ruangan beserta status peminjamannya. Jika ruangan yang ingin dipinjam statusnya dinyatakan tersedia oleh sistem, maka perwakilan mahasiswa dapat menandai ruangan tersebut dengan cara menuliskan data dirinya pada formulir yang tertera.

3. Mengisi formulir peminjaman ruangan

Formulir peminjaman ruangan tersedia di ruang logistik. Di dalam formulir tersebut, terdapat beberapa data yang harus dilengkapi di dalam formulir tersebut, termasuk tanda tangan pihak-pihak terkait sebagai bukti bahwa acara yang akan diselenggarakan telah mendapat perizinan resmi.

“Terdapat form peminjaman ruangan yang harus diisi kegiatannya apa, kemudian kapan pelaksanaannya, di situ diketahui ketuanya siapa. Nanti kemahasiswaan (bertanda tangan mengetahui), kalau mahasiswa fakultas (yang mengajukan) berarti kemahasiswaan fakultas mengetahui, kalau UKM universitas (yang mengajukan) berarti dari kemahasiswaan universitas mengetahui. Setelah itu baru diserahkan ke logistik untuk mendapat akses ruangan, seperti itu,” ujar Dr. Edy Wibowo.

4. Kriteria acara yang diizinkan

Pihak kemahasiswaan mengizinkan peminjaman ruangan dengan catatan kegiatan yang akan diberlangsungkan di ruangan tersebut haruslah kegiatan yang menjurus ke arah positif, tidak bertentangan dengan nilai-nilai yang diterapkan di Telkom University, serta berkomitmen untuk mengikuti aturan yang berlaku. Dr. Edy Wibowo juga menegaskan bahwa selama masa pandemi, perizinan kegiatan akan lebih diperhatikan pada prioritas penyelenggaraannya. Apabila acara yang ingin diselenggarakan tidak bersifat krusial untuk dilaksanakan secara luring, dalam kata lain masih bisa dilakukan secara daring, maka sebaiknya tidak dipaksakan untuk mengadakan kegiatan secara luring. Hal tersebut dilakukan untuk mengurangi risiko penyebaran Covid-19 yang sampai saat ini masih ada.

5. Peserta kegiatan dan kapasitas ruangan

Berdasarkan kesepakatan Direktorat Kemahasiswaan, mahasiswa yang diperbolehkan berkegiatan di kampus adalah mereka yang terdaftar dalam perkuliahan hybrid, baik untuk penyelenggaraan perkuliahan maupun kegiatan lainnya di lingkungan kampus.

“Supaya gak lucu, masa non-akademiknya milih onsite, akademiknya milih gak onsite? Yang utama tentunya perkuliahan, ekstrakurikuler hanya kegiatan pelengkap akademik.”

Adapun jumlah peserta acara dibatasi maksimal 50% dari kapasitas ruangan untuk mematuhi aturan social distancing.

6. Durasi peminjaman ruangan

Kegiatan ekstra mahasiswa biasanya diselenggarakan pada malam hari selepas jadwal kuliah. Meskipun umumnya seluruh ruangan di Telkom University dioperasikan sesuai jam kerja, mahasiswa diperbolehkan mengajukan extend waktu peminjaman ruangan asalkan terdapat perwakilan yang akan bertanggung jawab terhadap kegiatan tersebut, seperti ketua pelaksana atau dosen pembimbing.

7. Sanksi terhadap kerusakan fasilitas dalam ruangan yang dipinjam

Ruangan dan seluruh fasilitas yang ada di Telkom University merupakan fasilitas umum yang harus dijaga bersama. Jika fasilitas dalam suatu ruangan mengalami kerusakan saat dilakukan peminjaman ruangan oleh sekelompok mahasiswa, maka pihak peminjam wajib melakukan ganti rugi.

Setiap ruangan di Telkom University selalu dijaga kebersihannya. Maka dari itu, seusai kegiatan, peminjam harus memastikan ruangan yang dipinjamnya memiliki kondisi yang sama seperti saat pertama kali memasuki ruangan tersebut. Akan tetapi, apabila ruangan dibiarkan kotor setelah berkegiatan dan/atau adanya kerusakan fasilitas, maka peminjam wajib menerima sanksi dari pihak logistik.

Menurut Dr. Edy Wibowo, peminjaman ruangan di Fakultas Teknik Elektro memiliki aturan yang mewajibkan mahasiswa yang akan meminjam ruangan untuk memberikan jaminan berupa KTM dan uang dengan nominal Rp.100.000. Jika pihak logistik mendapati kerusakan fasilitas atau ruangan ditinggalkan dalam keadaan kotor, otomatis uang jaminan akan hangus alias tidak dapat dikembalikan.

Uang yang menjadi konsekuensi atas kelalaian peminjam tersebut nantinya akan digunakan untuk membayar cleaning service yang akan membersihkan ruangan. Sebab, pembersihan ruangan yang statusnya dipinjam oleh mahasiswa bukanlah tugas utama cleaning service, melainkan tugas tambahan yang dibebankan oleh peminjam ruangan yang bersangkutan kepada petugas kebersihan.

8. Aturan peminjaman ruangan dan penyelenggaraan kegiatan non-akademik di akhir pekan maupun di hari libur nasional

Seluruh penyelenggaraan kegiatan non-akademik di lingkungan kampus dapat dilaksanakan mulai dari hari Senin hingga Sabtu. Sementara itu, peminjaman ruangan pada hari minggu maupun hari libur nasional lainnya, mahasiswa selaku peminjam perlu mengajukan perizinan kepada pihak-pihak terkait. Dr. Edy Wibowo menambahkan bahwa selama terdapat justifikasi alasan kegiatan diadakan di hari libur, maka akan mendapatkan perizinan dari pihak terkait.

Itulah beberapa hal terkait aturan peminjaman ruangan yang perlu kita ketahui. Informasi ini diharapkan dapat membantu mahasiswa dalam mempersiapkan hal-hal yang dibutuhkan dalam meminjam ruangan kampus saat perkuliahan onsite yang akan berlangsung tidak lama lagi. Perlu diingat kembali, sebelum memutuskan untuk berkegiatan non-akademik secara onsite, diharapkan para mahasiswa sudah memahami aturan yang berlaku, ya!

 

Penulis: Rifqah Amaliyah & Charissa Zahra

Editor: Tesyalonica Adriana Dewi

Related Articles

Back to top button